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お役立ち情報
経理業務の効率化の鍵は、情報収集の効率化
通信料データの収集を効率化するためのサービス
まずは、通信料データの収集を効率化するためのサービスを紹介します。株式会社インボイスが提供する「Gi」という一括請求サービスです。このサービスでは、異なるキャリアの請求書を1つにまとめて、ExcelやCSV、PDF形式で内訳明細データを取得することができます。さらに、過去の利用と比較して増減比較の情報も提供してくれます。また、電話料金が安くなる場合もあります。さらに、3階層のグループ単位設定により、各階層ごとの集計値を簡単に把握することができます。 通信キャリアは1つだけではなく、複数利用している会社が多いです。固定回線ではNTT、KDDI、ソフトバンク、携帯回線ではNTTdocomo、au、ソフトバンク、さらにモバイル通信回線のキャリアも含めると数多くのキャリアがあります。それぞれの請求書の届くタイミングや支払いタイミングはバラバラです。しかし、「Gi」を利用すれば、それらを1つの請求書にまとめてくれるため、コスト管理が容易になります。また、どの部署で、誰が、どれくらい利用しているかを把握する必要があります。月次推移や他者との比較を行うためには、電話番号ごとの利用料金データを持つ必要があります。しかし、紙の請求書を受け取っている場合、手入力でデータ化する必要があります。利用回線が多い場合、作業量はさらに増えます。しかし、「Gi」を利用すれば、CSV形式で利用明細データをダウンロードできるため、手作業でデータを作成する必要がありません。私の場合、ダウンロードしたデータをAccessに取り込んで会計ソフトに仕訳データを作成しています。100以上の回線数がありますが、仕訳データの作成には1分もかかりませんし、手入力によるミスもありません。
車輛利用料データの収集を効率化するためのサービス
次に、車輛利用料データの収集を効率化するためのサービスを紹介します。「タイムズ カーシェア」というサービスです。タイムズ24株式会社が提供しています。このサービスでは、CSVやPDF形式で内訳明細データを取得することができます。さらに、キャッシュレスで利用することが可能です。また、各利用者の精算処理も不要です。さらに、利用状況も把握することができます。 車輛利用には、レンタカー代、ガソリン代、駐車場代、有料道路利用料など、さまざまな費用が発生します。これらの費用は通常、各自で精算する必要がありますが、利用件数が多い場合は精算が大変です。しかし、「タイムズ カーシェア」を利用すれば、駐車場代やカーシェアリング代、レンタカー代についてはキャッシュレスで利用できます。各自が1枚のビジネスカードを持ち、利用した情報をWEBの管理画面で確認することができます。これまで各自で精算していた作業をまとめて処理することができるため、利用者としては処理が楽になります。また、経理側も、管理画面からCSV形式でデータをダウンロードし、仕訳データを作成することが可能です。
まとめ
最後に、郵送料データの収集を効率化するためのサービスを紹介します。日本郵便株式会社が提供しています。このサービスでは、CSVやPDF形式で内訳明細データを取得することができます。さらに、切手管理が不要になります。事業所や部署ごとに登録を行うことで、利用管理が容易になります。 後納郵便を利用することで、利用料金の内訳をCSVやPDF形式で取得することができます。利用開始時に事業所や部署の階層情報を登録することで、それぞれの利用状況を把握することができます。情報収集の効率化こそが経理業務の効率化のポイントです。
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