USEFUL INFORMATION
お役立ち情報
スマホ内線化の導入: メリット、手順、選択肢、そして効果の全体像
スマホ内線化のメリットと導入手順
スマホ内線化の導入には、以下の6つのメリットがあります。
オフィスの外でも内線通話が可能になる:
スマホ内線化により、従来はオフィス内でのみ行えた内線通話が、外出先や自宅などの場所でも可能になります。これにより、社員はいつでも業務に関わることができ、柔軟な働き方が実現します。
担当者への着信取り次ぎが可能になる: 外出中の担当者に顧客からの着信をスムーズに取り次ぐことができます。これにより、顧客対応の迅速化や業務の効率化が図られます。
ホワイトカラーの生産性向上と働き方改革の一環としての利用:
スマホ内線化は、ホワイトカラー労働者の生産性向上や働き方改革の一環として位置付けられています。オフィスのフリーアドレス化やリモートワークの普及に合わせて進化しており、働き方の多様性をサポートします。
電話環境の自由度向上:
従来のオフィスの電話環境では、ビジネスフォンと呼ばれる電話機を使用して内線や外線、転送などの機能を利用する形で構築されていました。しかし、スマートフォンにビジネスフォンの機能を持たせることができるようになったため、電話機の設置場所に制約がなくなり、自由な電話環境を構築することができます。
フリーアドレス制との相性:
近年では、フリーアドレス制の企業が増えており、個人専用のデスクを持たずに自由に席を選んで仕事をするスタイルが一般的になっています。そのため、スマホをビジネスフォンとして利用するケースも増えています。スマホ内線化により、オフィス外で顧客からの着信を受けたり、会社の代表電話番号を使用して顧客に発信したりすることも可能になります。
導入方法の選択肢:
スマホ内線化を実現する方法は、大きく分けて3つあります。まずは、専用アダプターを導入する方法です。これは、従来のビジネスフォンの主装置に専用アダプターを取り付け、スマホに内線化機能を追加する方法です。専用アプリをスマートフォンにインストールするだけで導入できるため、新たにビジネスフォンやPBXを購入する必要がなく、コストを抑えることができます。
スマホ内線化の具体的な手順
スマホ内線化の導入には、以下のような具体的な手順があります。
ニーズの分析と計画:
スマホ内線化を導入する前に、企業のニーズと要件を分析しましょう。従業員の外出頻度やビジネスフォンの利用状況などを評価し、スマホ内線化のメリットを最大限に活かすための計画を立てます。
技術の選定:
スマホ内線化を実現するためには、適切な技術やサービスを選定する必要があります。専用アダプター、FMCサービス、またはクラウドPBXのどれが最適かを検討し、導入方針を確定します。
システムの構築:
選定した技術やサービスに基づいて、スマホ内線化のためのシステムを構築します。専用アダプターを導入する場合は、ビジネスフォンの主装置にアダプターを取り付け、設定を行います。FMCサービスの場合は、通信キャリアの手続きを行って統合サービスを利用できるようにします。クラウドPBXを導入する場合は、クラウドサービスの契約と設定を行います。
トレーニングとテスト:
スマホ内線化システムの利用方法や機能について、従業員に対してトレーニングを行います。また、システムの動作や通話品質などをテストし、問題がないか確認します。
導入と展開: トレーニングとテストが完了したら、スマホ内線化システムを従業員全体に導入し、展開します。必要に応じて外部の利害関係者や顧客にも通知し、スムーズな移行を図ります。
監視と保守:
スマホ内線化システムの監視と保守は重要です。システムの正常稼働やセキュリティの確保、必要な機能のアップデートなどを定期的に行い、問題が発生した場合は迅速な対応を行います。
適切な技術の選定が重要
スマホ内線化の導入には、企業のニーズや要件に合わせた計画と適切な技術の選定が重要です。また、従業員へのトレーニングやシステムの監視と保守も欠かせません。これらの手順を適切に実施することで、スマホ内線化の導入は円滑に進み、効果的なコミュニケーション環境を実現することができます。 次に、FMC（Fixed Mobile Convergence）サービスを利用する方法です。これは固定電話とモバイル端末を統合化するサービスで、通信キャリアに申し込んで利用します。専用アダプターと同様に、既存のビジネスフォンやPBXを変更する必要がないため、利便性が高いです。ただし、一部のサービスではスマホでの内線通話のみで外線通話ができない場合や、複数のキャリアを同時に使用することができない制約があるので注意が必要です。 最後に、クラウドPBX（Private Branch Exchange）を導入する方法です。クラウドPBXはインターネット上でデータの管理やサービスの提供を行うサービスであり、スマホ内線化にも利用することができます。クラウドPBXを導入することで、ビジネスフォンの機能をクラウド上で提供し、スマートフォンから利用することができます。これにより、専用アダプターの導入やキャリアへの依存を回避し、柔軟な内線通話環境を構築することができます。 以上がスマホ内線化の導入によるメリットと導入方法の概要です。スマホ内線化は、モバイル性と柔軟性を持ちながらもビジネスフォンの機能を利用できるため、効率化や生産性向上に貢献するとされています。
お申込み・サービス資料はこちら
渋谷のバーチャルオフィス探しでお困りの場合、
ショコラ渋谷までお気軽にご相談ください。