USEFUL INFORMATION
お役立ち情報
交通費精算の作業時間を1/4にする方法
交通費申請時の確認事項
交通費精算は重要な業務ですが、時間を要するものです。毎月、多くの時間と労力を費やして交通費精算を行っています。営業部など外勤の社員が増えると、処理しなければならない申請件数も増えてきます。経理担当者は、交通費申請1件ごとに以下の点を確認する必要があります。 1. 利用区間と申請金額の差異の確認 2. 定期区間料金の控除が適切に行われているかの確認 3. 領収書の添付の有無と申請内容との整合性のチェック さらに、申請内容を確認した後には、仕訳や会計ソフトへの入力、振込などの業務も行われます。もし従業員数が100人の場合、これらの作業には月間12時間かかると試算されています。
多くの企業では手作業で交通費精算が
多くの企業では、紙やExcelなどの手作業で交通費精算が行われています。経理担当者にとっては負担となるこの業務ですが、企業側は業務の効率化に向けてどの程度取り組んでいるのでしょうか。株式会社ラクスが行った経理業務に関する調査によれば、経理担当者800人を対象に「現在、社内でどのように交通費や経費の申請・精算を行っていますか」という質問に対し、65.5%の人が紙やExcelを使用していると回答しています。一方で、16.6%の人が交通費・経費精算専門のシステムを利用しており、13.4%の人が自社開発の独自システムや基幹系システムを利用していると報告されています。今後、紙やExcelからシステム上での交通費精算への移行が進むことが予想されます。なぜなら、残業時間の制限や生産性の向上などが求められる中で、IT技術の活用が推進されていくからです。 紙やExcelでの交通費精算には、全体的に入力作業やチェック作業に多くの時間がかかっていることが分かります。このような作業を効率化する方法として、交通費精算システムがあります。交通費精算システムを導入し、入力作業やチェック作業を自動化・システム化することで、紙やExcelでの作業時間が252時間から57時間に短縮され、従来の作業時間の約1/4の時間で経費精算業務を行うことができます。以下では、国内累計導入社数No.1の交通費精算・経費精算システム「楽楽精算」を例に、具体的な機能による効率化の実現方法を紹介します。
申請者の手間を削減するために
申請者の手間を削減するために、乗換案内やICカードのデータを活用して入力作業を省略することができます。楽楽精算では、申請画面上に乗換案内機能が内蔵されており、利用した駅を選択するだけで正しい運賃を自動計算してくれます。また、社員の定期区間をシステム上に登録することで、定期区間が経路に含まれる場合の控除も自動で行われます。さらに、交通系ICカードから利用履歴を読み取り、そのデータを交通費精算に利用することも可能です。これにより、従来の紙やExcelで行っていた処理時間が153時間から50時間に短縮されます。 承認者の手間も削減するために、アイコン表示や自動チェック機能が活用されます。承認者はシステム上で申請内容を確認することになります。乗換案内で入力された項目には「早」「安」といったアイコンが表示され、ICカードの利用履歴から入力された項目には「IC」のアイコンが表示されます。これにより、適切なルートが選択されているかを一目で確認することができます。また、規定違反チェック機能を活用することで、必要な項目の記載漏れや旅費規程に違反している申請に対して警告メッセージが表示されるなどの設定が可能です。これにより、承認にかかる時間が38時間から5時間に短縮されます。
お申込み・サービス資料はこちら
渋谷のバーチャルオフィス探しでお困りの場合、
ショコラ渋谷までお気軽にご相談ください。