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テレワーク中の請求書処理。発行も支払いも電子化が必須…！？
テレワーク中における請求書の処理方法
テレワーク中における経理業務の対応について、多くの方々が「業務フローを一時的に変更して対応した」という報告があります。 実際、テレワーク時の紙の処理は大きな課題となります。テレワーク下では紙の状態では請求書の提出や回覧、押印ができません。一方、フローの変更だけでは対応しきれず、請求書の受け取りやデータ化のために出社が必要という声もありました。紙をなくし、効率的に処理する方法が重要です。
テレワークで請求書処理をするために
テレワークで請求書処理をするためには以下の3つの対応が必要です。
1. 請求書の受け取りを紙ではなく電子データにする
テレワークでは紙の請求書の受け取りは現実的ではありませんので、電子データ化が必要です。ただし、押印された請求書の原本を保管する必要があると思われる方もいらっしゃるかもしれません。実は、領収書の押印は法律で必要とされていませんし、電子帳簿保存法に対応している場合は、電子データで発行された請求書の原本を保管する必要もありません。取引先に依頼してこれらの対応をしてもらいましょう。また、紙による郵送が避けられない場合でも、出社日や人数を調整して最小限の工数で対応できるようにしましょう。
2. 請求書を電子データで発行できるようにする
1.の対応により、請求書を発行する側も電子データ化の需要が高まるため、準備が必要です。数件であれば手作業でメールに添付して送ることも可能ですが、数十件や数百件になると手作業では現実的ではありません。そこで、請求書発行システムの導入が注目されています。政府と民間企業が協議会を立ち上げ、2023年までに請求書の完全デジタル化を目指すという報道もありました。請求書の電子化の動きが加速しており、自社や取引先にもメリットがあるため、請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
請求書の社内回覧・承認・処理のプロセスを効率的に電子化する。
請求書を電子データで受け取れるようになれば、社内のフローも電子化できます。ただし、社内のフローとルールをしっかり整備することが重要です。先述のアンケート結果では、テレワーク中に請求書の回覧をメールで行うことを認める変更を行った企業が多く見られました。しかし、メールによる回覧によりチェックの工数が増えたり、承認フローのミスが発生したりと効率が悪化するという声もありました。一時的なテレワーク対応にはこれらの方法で対応できるかもしれませんが、安定的な事業継続のためにはより効率的なフローを整えておくことが望ましいです。 経費精算システムの導入により請求書処理や支払依頼を効率化しましょう。
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